Du har kämpat med din projektbudget och tagit in uppskattningar i form av tid och kostnader av olika slag från alla som skall utföra jobb i projektet. Du har nu en tidsplan och en summa pengar att förfoga över och behöver göra en rimlighetsanalys över budgeten.

Hur gör man då? Jag tar två exempel i form av ett byggprojekt och ett produktutvecklingsprojekt.

Byggprojekt

 Är det ett byggprojekt kan man kika på nyckeltal på krona/m2 och timme för att att få en uppfattning om det är möjligt att göra av med så mycket pengar på den ytan under den tiden? Blir det för stort tar projektet längre tid eller det är för mycket pengar och budgeten är felaktig.

Produktutvecklingsprojekt

 Är det mer personbunden utveckling eller programmering hänger mycket på hur väl uppdelat projektet är. Hur många personer kan jobba med samma sak samtidigt? Här är givetvis empiriska data från liknande projekt ovärderliga eftersom nyutveckling oftast är mycket svår att tidsuppskatta. Man får jämföra med ett liknande projekt med samma platform och helst liknande tillämpning.

Glöm inte tid för dokumentation.

Om du skall bygga prototyper hos underleverantörer måste du ta höjd för att det kan vara långa ledtider och att det kan kosta mycket pengar för att göra formar och liknande.

Business Case

Slutligen och absolut viktigast är att jämföra budgeten mot den affär som man jobbar för att realisera. Dvs det Business Case som motiverar hela projektinvesteringen. Håller inte det är det dags att lägga ned eller banta budgeten och göra en ny rimlighetsanalys.

Fakta

Budgetframtagningen görs i planeringsfasen i projektet. Lämpligen gör man först en WBS, dvs en Work Breakdown Structure, för att beskriva alla aktiviteter som skall utföras. De som skall ansvara för genomförandet eller sådan seniora personer som antingen har utfört liknande jobb tidigare eller har vana att handla upp entreprenörer, är de som är bäst skickade. Budgeten skall vara indelad per vecka eller månad så att kassaflödet kan studeras också.

Det är den klassiska frågan om hur man gör för att få det att fungera oberoende om man använder en egen företagsspecifik modell för sin projektstyrning eller om man använder en gemensam av många använd som t ex XLPM – Excellence in Project Management som är utvecklad av Semcon Project Management, där jag jobbade tidigare.

XLPM är då Semcons egna vidareutveckling av PROPS v4 som har väldigt många användare.

Men det viktiga är inte vad modellen heter eller exakt hur den fungerar bara den uppfyller rimliga krav och fungerar på ett strukturerat och väldefinierat sätt.

Det viktiga är att det finns en eller flera engagerade personer som insett företagsnyttan med en gemensam projektmodell för företaget och som har förstått att man kan tjäna pengar på att jobba med en modell på samma sätt!

Denna eller dessa Primus Motor måste finnas först eller innan framgång kan erhållas.

Mitt råd är att i samband med att man låter en konsultfirma göra en utredning om projektmognad inom företaget så letar man efter lämpliga kandidater som kan vara sådan drivande krafter inom företaget och ger dessa all tänkbart konsultstöd som behövs.

Projektmodellen implementeras då först med utbildning för:

1. Alla chefer som skall vara sponsorer och resursägare
2. Alla projektledare för ett eller flera pilotprojekt
3. Alla projektmedlemmar i dessa projekt

Sen genomförs implementeringen i ett relativt litet och kort pilotprojekt.

Efter det rullar man ut modellen i resten av organisationen efter att tagit tillvara på den återkoppling på modell mm som inkommit.

Lycka till!

MatsRG, PMP

MatsRG, PMP

Ett produktutvecklingsprojekt kännetecknas av att man går igenom olika faser av produktvarianter i genomförandefasen.

Först gör man kanske en labbruska som man kan pröva sina idéer på. Nästa fas är kanske en funktionsmodell. Eventuellt gör man en till funktionsmodell och så tar man fram en prototyp-serie.

Nästa fas blir då en förstudieserie och så till slut kan man gå över i serieproduktion.

När det gäller ett projekt som handlar om en mässa, en kurs eller en tävling som skall genomföras vid ett speciellt i förväg givet datum eller tid, så blir projektet väldigt annorlunda jämfört produktutvecklingsprojektet.

Nu skall jag i en serie av artiklar beskriva planering och genomförandet av Terräng-SM 2011 som Upsala IF Friidrott fått förmånen att arrangera och undertecknad skall ansvara för. När artikelserien är klar finns ett färdigt koncept för genomförande av en friidrottstävling.

De olika faser som finns i ett friidrottstävlingsarrangemang kan beskrivas enligt nedanstående:

Tävlingsidéfas

Tävlingsmål för klubben

Klubbens ansvariga funktionärer och styrelse funderar på om det finns några tävlingar man vill arrangera. Vad har klubben för ambitioner med sina tävlingsarrangemang? Hur vill man profilera sig och locka aktiva och sponsorer? Utifrån svaren på de frågorna så bestämmer man sig för vilka tävlingar man skulle vilja arrangera på nationell ( eller lokal) nivå.

Säkring av tävlingsgenomförande

Nästa steg i den här fasen är att inventera de resurser man har i klubben och vad de har för erfarenheter, ambitioner och utbildning. Behövs det någon utbildning som domare eller dylikt så planerar man in det.

En projektledare för arrangemanget och en grupp med huvudarrangörer säkras så att man vet att arrangemanget kan genomföras resursmässigt och att man har en person som driver det. I förutsättningarna så kan antingen ingå eller så planerar man in en generalrepetition på samma plats och med samma klasser och banor. I det här fallet så arrangerar UIF Friidrott Terräng-DM på samma plats 2010-04-17. Dessutom arrangeras Slottsstafetten traditionsenligt vid slottet dagen efter.

Tävlingsansökan

Ansökan sker till SFIF Svenska Friidrottsförbundet med förslag på bana och plats för arrangemanget.

SFIF godkänner klubben som arrangör och ger ett preliminärt datum om 7-8 maj 2011

Tävlingsplaneringsfas

Tävlingsförplanering

En budget och en tidsplan för planeringen fram till tävlingstillfället tas fram.

Ett första möte för huvudfunktionärerna planeras in där ansvariga kan utses och mål och syfte för tävlingen gås igenom. På samma möte kommer de mer närliggande tävlingarna och deras genomförande gås igenom, d v s generalrepetitionen av Terräng-SM i form av Terräng-DM.

Där är vi nu och de aktiviteter som ligger närmast förestående inklusive huvudfunktionärsmötet är:

1. Hålla ett huvudfunktionärsmöte
2. Ansökan om bidrag till Uppsala kommun
3. Ansökan om tillstånd hos Uppsala kommun om att disponera föreslagna ytor kring Uppsala Slott där tävlingen skall hållas.
4. Studera arrangemangen 2009 och 2010
5. Ta fram en grovplanering för tävlingsprojektet
6. Ta fram logotyp för tävlingen
7. Ta fram en sponsorstrategi

Nu får jag be att få återkomma lite längre fram i den här fasen.

Min bakgrund inom tävlingssammanhang

Tävlingar

Stafett-SM 2006 Projektledare och löpdomare

Slottsstafetten 2007 Tävlingsledare och projektledare

Slottsstafetten 2008 Tävlingsledare och projektledare

Blodomloppet 2008 En av huvudfunktionärerna

Blodomloppet 2009 En av huvudfunktionärerna

Blodomloppet 2010 En av huvudfunktionärerna

Samt en mängd olika funktionärsroller på UIFs övriga tävlingar:-)

Utbildning

Förbundsdomare löpning

MatsRG, PMP

Projectplace

MatsRG, PMP

Förstudien(FS) syftar till att ta fram ett beslutsunderlag för start av projektet. Jag utgår från de mallar och anvisningar som finns i företagets projektmodell när jag genomför FS. Eftersom jag gillar att planera mitt jobb så har jag gjort en plan för FS. På så sätt blir också arbetet transparent för sponsorer, uppdragsgivare samt övriga intressenter.

De här aktiviteterna skall ingå:

Introduktion på plats

Göra Grovplanering FS och uppdragsanalys

Göra Finplanering FS som boka projektmöten och informationsmöten

Inläsning/avstämning av Projektmodell

Göra Nulägesanalys med ritningar och kapacitet och maskinpark

Förhandla om och säkra resurser till förstudiefasen

Fastställa aktuella kvalitetsstandarder för projektet

Ta fram Kravspecifikation med antal maskiner och kapacitet mm

Göra Intressentanalys med framgångsfaktorer

Ta fram Målformulering och avstämning med sponsorer och intressenter

Fastställa omfattning av projektet.

Göra grovplanering med alternativa lösningars för- och nackdelar

Ta fram prel. Acceptanskriteria för godkända krav

Göra offertunderlag för maskiner och tjänster

Begära in offerter

Göra en resursbudget för projektet

Göra en budget för projektet

Preliminärsäkra resurser för projektet

Göra en affärsbeskrivning av projektet för att visa att det lönar sig. Business Case

Gör en första riskanalys

Skriv projektdirektivet

Undersök och beskriv vilka tillstånd som behövs samt vilka standarder som skall följas

Undersök och beskriva riskaspekter m a p gällande standard

Skriv förstudierapporten

Ja så kan det se ut och aktiviteterna genomförs sekventiellt till en början med men sen sker mycket parallellt vad gäller rapportskrivning mm.

MatsRG, PMP

MatsRG, PMP
Tänk på miljön

Kommunikationsplanering i projekt är det 10:e och avslutande kunskapsområdet inom projektledning.

Kommunikationsplanering i projekt handlar om att hålla alla intressenter nöjda genom att se till att rätt information finns tillgänglig när och där den behövs. Kommunikationsstyrning handlar även om att analysera förutsättningarna för och behovet av information och om att fastställa rutiner för styrning av kommunikation i projektet.

Förutsättningarna för hur informationen skall kommuniceras läggs fast i den sk intressentanalysen som ingår i kunskapsområdet Integration. Informationsflödet ska styras under hela projektet och under avslutningsfasen ska projekterfarenheterna arkiveras och göras tillgängliga för framtida projekt.

MatsRG

Tänk på miljön

]]> http://projektbloggen.se/2009/08/26/kommunikationsplanering-i-projekt/feed/ 0 http://projektbloggen.se/2009/08/13/riskhantering-i-projekt/ http://projektbloggen.se/2009/08/13/riskhantering-i-projekt/#comments Thu, 13 Aug 2009 11:16:34 +0000 admin http://projektbloggen.se/?p=375 Riskhantering i projekt är ett kunskapsområde inom projektledning som, vilket framgår av namnet, omfattar hantering och styrning av risker i ett projekt.
Vad innebär det då i praktiken och vad är syftet?
Om jag börjar med syftet är det  att säkerställa att risker och oförutsedda händelser inte äventyrar genomförandet av projektet.
Praktiskt innebär det att man tillsammans med hela projektgruppen genomför en riskanalys gällande projektrisker.
Den genomförs ofta genom att man har en s k brainstorming för att lista alla omöjliga och möjliga risker.
Sedan kan man gruppera riskerna och göra en konsekvensbedömning enligt en vedertagen skala.
Nästa steg är att ange sannolikheten i %.
Efter det väljer man ut de risker som har högst konskevens(K) x (S)sannolikhet  och tar fram åtgärder som antingen minskar risken eller konsekvensen. De risker som har katastrofal konsekvens utväljs också.

Åtgärder och eventuella utfall med anledning av riskerna följs kontinuerligt upp av projektledaren under projektets gång.
Vid behov upprepas riskanalysen.

Man kan också certifiera sig som
PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)

Sen har det precis kommit ut en applikation med en ljudbokssammanfattning mm till den nya versionen av PBbok från PM-abc. Se här:

PM-ABC® is the first PMI Registered Education Provider (R.E.P.) in the world to develop Project Management products for the iPhone and iPod. The purpose of developing these products is to meet the needs of those who spend most of their time traveling, commuting, and meeting for their work, or who only have little time to sit for a while to prepare for the PgMP® / PMP® / CAPM® Examination.

The products are specially designed for iPod / iPhone users who are project managers, senior managers, and those who intent to understand more about project management.
The iPod / iPhone products include

MatsRG
Myiphone